L’audit organisationnel est le miroir révélateur qui permet à une entreprise de se voir telle qu’elle est, afin de se réinventer telle qu’elle veut devenir.
Frédéric DAVI
L’audit organisationnel est une étude de l’organisation d’une entreprise à un instant T.
Son objectif est de mettre en avant les points forts et les axes d’optimisations.
Il est généralement le point de départ de nombreux changements dans les processus ou d’évolution dans les missions des collaborateurs.
Définition de l’audit organisationnel
Un audit organisationnel, réalisé par un auditeur-consultant, est un processus d’évaluation systématique et indépendant des pratiques, des structures et des performances d’une organisation. Il réalise une photo à un instant T d’une situation. Il vise à évaluer l’efficacité de l’organisation dans l’atteinte de ses objectifs, à identifier les forces et les faiblesses. Les résultats de l’audit fournissent des informations précieuses pour prendre des décisions stratégiques et optimiser les performances de l’organisation
Un auditeur mène une mission d’observation. Il rédigera un rapport mettant en exergue les forces et les améliorations.
Dans le cadre d’un audit organisationnel, il n’y a pas de référentiel. Chaque société a son organisation. Toutefois, l’auditeur aura préparé une trame et utilisera des outils puissants pour comprendre et analyser les situations.
Les qualités d’un auditeur organisationnel
De part ses expériences, après l’audit, l’auditeur pourra changer de casquette et devenir consultant en proposant des solutions. Il saura également vous orienter vers des personnes ou des sociétés compétentes dans votre accompagnement après l’audit.
Les qualités essentielles d’un auditeur organisationnel :
- Compétence technique : Un auditeur organisationnel doit posséder une solide compréhension des principes, des méthodologies et des normes d’audit. Il doit être capable de maîtriser les techniques d’analyse, de collecte et de traitement des données, ainsi que les aspects spécifiques liés à l’organisation qu’il audite.
- Objectivité et impartialité : L’auditeur doit faire preuve d’objectivité et d’impartialité dans l’évaluation de l’organisation. Il doit être capable de remettre en question les pratiques existantes et de formuler des conclusions impartiales, indépendamment des influences externes ou des opinions personnelles.
- Compétences en communication : L’auditeur organisationnel doit être un bon communicateur, capable de recueillir des informations auprès des parties prenantes, d’expliquer clairement les objectifs et les résultats de l’audit, et de formuler des recommandations compréhensibles et convaincantes.
- Esprit d’analyse : Il est important que l’auditeur soit capable d’analyser de manière critique les données et les informations recueillies, d’identifier les problèmes potentiels et les domaines d’amélioration, et de formuler des recommandations adaptées.
- Intégrité et éthique : L’auditeur doit faire preuve d’intégrité professionnelle et d’éthique dans l’exercice de ses fonctions. Il doit respecter la confidentialité des informations, agir de manière éthique et se conformer aux normes et aux codes de déontologie professionnelle.
- Capacité d’adaptation : Les auditeurs organisationnels doivent être capables de s’adapter à des environnements organisationnels variés, de comprendre les spécificités de chaque entreprise et de s’adapter aux changements ou aux défis rencontrés lors de l’audit.
En combinant ces qualités, un auditeur organisationnel peut fournir une évaluation objective et précise de l’organisation, en identifiant les domaines d’amélioration et en soutenant les efforts de développement et de croissance de l’entreprise.
Déroulement d’un audit avec Facilit’Action
Le déroulement d’un audit organisationnel comprend les étapes suivantes :
- Planification : L’auditeur détermine les objectifs, la portée et les ressources nécessaires. Il identifie les parties prenantes à impliquer, les domaines clés à évaluer et élabore un plan d’audit détaillé.
- Collecte d’informations : L’auditeur recueille des informations sur l’organisation à travers des entretiens avec le personnel clé, l’examen de documents (procédures, rapports ,…). Il peut également effectuer des observations directes des activités de l’organisation.
- Analyse et évaluation : L’auditeur analyse les informations collectées, évalue la conformité aux normes, aux politiques et aux procédures établies. Il identifie les forces, les faiblesses et les risques potentiels de l’organisation. Il dresse un état des lieux avec, éventuellement, un plan d’actions pour optimiser les points les plus « faibles ».
- Communication des résultats : L’auditeur communique ses constatations aux parties prenantes concernées. Cela peut inclure un rapport écrit détaillant les observations, les recommandations d’amélioration et les mesures correctives à prendre. L’audit peut être le point de départ d’une réorganisation des processus et des services, une sensibilisation sur la dématérialisation ou de nouvelles obligations ou simplement l’élément déclencheur de changements. La facilitation du changement est un accompagnement que Facilit’Action peut aussi mener.
- Suivi : Après la communication des résultats, l’auditeur peut suivre la mise en œuvre des recommandations et des actions correctives, s’assurant ainsi de l’amélioration continue de l’organisation.
Il convient de noter que la durée et la complexité de l’audit organisationnel peuvent varier en fonction de la taille de l’organisation, de la portée de l’audit et des objectifs spécifiques.
Dans quels cas mener un audit organisationnel:
Ce type d’audit est préconisé dans de nombreux cas. Pour faciliter la compréhension, nous avons pris plusieurs exemples. Toutefois, il ne s’agit pas d’une liste exhaustive des cas.
Prendre la direction d’un nouveau service ou d’une nouvelle société
La réalisation d’un audit organisationnel lors de la reprise d’une entreprise présente plusieurs avantages significatifs :
- Compréhension approfondie de l’entreprise
- Identification des risques et des opportunités
- Evaluation des performances
- Alignement stratégique
- Prise de décision informée
En somme, l’audit organisationnel dans la reprise d’une entreprise permet d’avoir une vision complète de l’entreprise, d’identifier les risques et les opportunités, d’évaluer les performances, d’aligner la stratégie et de prendre des décisions éclairées pour assurer une transition efficace et une gestion efficace de l’entreprise reprise.
Cet audit entre dans l’accompagnement des dirigeants
Mettre en place la dématérialisation des factures ou de documents
Dans le contexte de la dématérialisation des documents, l’audit organisationnel joue un rôle crucial pour évaluer l’efficacité, la sécurité et la conformité des processus de gestion.
Voici quelques points clés liés à l’audit organisationnel dans ce contexte :
- Evaluation des processus avant la dématérialisation
- Sécurité des documents : qui a le droit de consulter, traiter et archiver quel type de document?
- Gestion des risques à la mise en place de la dématérialisation
- Amélioration des processus après l’audit
L’audit organisationnel, dans le contexte de la dématérialisation des documents, vise à s’assurer que l’organisation met en œuvre des processus adéquats, sécurisés et conformes, tout en exploitant les avantages offerts par la gestion électronique des documents. Lors de la restitution de son rapport, l’auditeur pourra se mettre dans une posture de facilitateur.
Il pourra s’accompagner d’un processus de Facilitation du changement
Mise en place d’un nouveau logiciel ou ERP
Avant la mise en place d’un nouveau logiciel ou d’un nouvel ERP, il est indispensable de comprendre le « qui fait quoi et comment » de chaque salarié impacté par le changement informatique.
Voici quelques points clés liés à l’audit organisationnel dans ce contexte :
- Identifier les processus et les interaction entre les salariés et services
- Collecter les besoins et les contraintes
- Evaluer les risques d’un tel changement dans l’entreprise (5M : Main d’oeuvre, Matériel, Milieu, Matière, Méthode)
- Améliorer les processus (la méthode 5S peut être exploitée) et les échanges entre les acteurs de l’entreprise. La Facilitation LEGO SERIOUS PLAY est un outil ludique et puissant pour l’émergence de l’intelligence collective.
Après l’audit organisationnel …
Dans la synthèse de l’audit organisationnel, l’auditeur dressera un tableau mettant en évidence plusieurs plans d’actions et d’améliorations.
Nous pouvons avoir dans cas :
- de la conduite du changement
- de la formation
- de la communication avec de la facilitation
- de la cohésion et du travail en co-construction