CAP sur les emails

Vous êtes envahi d’email et de notifications. Vous passez plus de temps à traiter vos mails qu’à faire votre « vrai » travail. Le traitement email avec les méthodes CAP et la rédaction claire avec 5C sont des outils pour faciliter votre quotidien au bureau.

Bonnes pratiques professionnelles pour le traitement des messages emails

Il est nécessaire de prendre plusieurs précautions:

• Désactivez les notifications sur votre ordinateur et votre téléphone. Vous resterez ainsi concentré sur vos tâches.
• Maitrisez le nombre d’email non-lus.
• Programmez des réponses automatiques lors de vos absences, rendez-vous et réunions. Toutefois en envoyant un email automatique, vous polluez à votre tour votre interlocuteur. Il aura 2 emails au lieu d’un seul (votre réponse automatique et votre réponse à sa demande).
• Classez les messages selon le thème, l’urgence et l’importance.  Des règles de classements automatiques sont possibles dans de nombreux outils de messagerie.
• Planifiez des temps de traiter vos messages
• Filtrez vos messages avec un  antispam professionnel et puissant
• Ciblez votre interlocuteur. En limitant les envois groupes, vous évitez les réponses multiples en retour.
• Rédigez correctement votre message. Il faut faire des phrases simples, courtes et éliminer les fautes d’orthographe. Cela améliorera la compréhension.(voir règle des 5C).

Le traitement email avec la méthode CAP

La méthode CAP est une approche pratique pour traiter efficacement les emails. CAP est un acronyme qui représente les trois étapes principales du processus : Classement, Action et Purge.

Voici une explication de chaque étape du traitement email avec C.A.P. :

• Classement : Cette étape consiste à trier vos emails et à les organiser en fonction de leur importance et de leur pertinence. Créez des dossiers ou des libellés pour classer les e-mails dans des catégories spécifiques, telles que « Prioritaire », « À traiter », « En attente », « Archivé » ou d’autres catégories pertinentes pour votre travail. L’objectif est de réduire le nombre d’emails non lus dans votre boîte de réception principale et de les regrouper de manière logique pour faciliter leur traitement ultérieur.
• Action : Une fois que vous avez classé vos emails, passez à l’étape de l’action. Ici, vous devez prendre des mesures spécifiques pour chaque email. Il existe plusieurs options d’action possibles :
  • Répondre immédiatement : Si un email nécessite une réponse urgente et que vous pouvez le faire en moins de 2 minutes, prenez le temps de répondre directement.
  • Planifier : Si une action requiert plus de temps ou si vous devez rassembler des informations supplémentaires avant de répondre, planifiez dans votre agenda la réponse.
  • Déléguer : Si l’email nécessite l’intervention ou l’expertise d’une autre personne, transférez-le ou déléguez-le à la personne appropriée en incluant toutes les informations pertinentes.
  • Archiver : Si l’email ne nécessite aucune action future, mais doit être conservé pour référence, archivez-le dans le dossier approprié.
  • Supprimer : Si un email est indésirable, non pertinent ou qu’il n’est plus utile, supprimez-le.

Plusieurs éléments peuvent vous faire gagner du temps dans cette partie « Action »:

• • • Etes-vous le seul destinataire du message ? Etes-vous un destinataire principal ou en Copie ? Les réponses à ces questions vous donneront déjà des éléments sur les critères d’urgence et d’importance.
• Purge : Cette étape consiste à nettoyer régulièrement votre boîte de réception en supprimant ou en archivant les emails qui ne sont plus nécessaires. Vous pouvez définir une routine pour vérifier et purger votre boîte de réception périodiquement. Cela vous aidera à maintenir une boîte de réception organisée et à éviter qu’elle ne devienne trop encombrée. De plus, d’un point de vue écologique, le stockage de messages inutiles consomme énormément d’électricité (et oui, le virtuel est bien sur un physique à un endroit dans le monde!).

En utilisant la méthode CAP, vous pouvez gérer plus efficacement vos emails, réduire le stress lié à la surcharge d’informations et améliorer votre productivité en traitant rapidement les messages importants tout en éliminant ceux qui ne sont plus nécessaires.

Comment rédiger efficacement un message ?

Rappel sur le droit à la déconnexion

Pour avoir une gestion optimale des mails, il est aussi nécessaire de prendre des temps de déconnexion. Ainsi, il est préférable de ne pas avoir sa boite pro accessible sur son téléphone pour ne pas être pollué. Le droit à la déconnexion est inscrit dans la loi n^o 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels