Pour animer un atelier de facilitation, c’est beaucoup de préparation.
La préparation d’un atelier de facilitation
Avant l’animation, il convient de rencontrer les commanditaires. Il est indispensable d’être dans une atmosphère de connaissance. Le questionnement du facilitateur doit aboutir à des réponses justes. La relation de confiance aide au cadrage de la demande.
De nombreuses questions seront posées directement ou trouveront leurs réponses dans les échanges : Quelle est l’intention? Pourquoi passer par un atelier d’intelligence collective? Quelle est la « bonne » méthode? Quel est le public? Quelles sont les caractéristiques de ce public?
Ensuite, il faudra définir les conditions de travail du groupe. Où aura lieu l’atelier? Quand? Qu’en est-il de la logistique à mettre en oeuvre pour toute la journée (accueil, boissons, repas, collations, matériel: tables, chaises,…)
Enfin, les livrables attendus en fin d’atelier sont l’aboutissement de l’atelier de facilitation. Ils seront issus des travaux, des réflexions et des méthodes utilisées.
Dans cette préparation, le facilitateur travaillera également seul à l’établissement d’un plan A, d’un plan B voire d’un plan C ou D. En effet, sa force sera de pouvoir passer d’un plan à un autre selon le comportement des participants du groupe sans jamais perdre l’objectif du commanditaire. Les changements durant l’atelier sont fréquents. Les participants ne doivent s’apercevoir de rien. L’atelier doit être un succès pour le groupe et le commanditaire.
L’animation d’un atelier de facilitation
Il existe de nombreuses possibilités d’atelier. Un facilitateur connait et maitrise généralement plusieurs outils ou méthodes.
Il posera les questions et fera avancer le groupe selon l’objectif du commanditaire et les travaux des participants.
Lors d’une session d’animation par un facilitateur, ce dernier commence par définir clairement les objectifs de la rencontre.
Ensuite, il prépare le matériel nécessaire et s’assure de créer un environnement propice à la participation.
Tout au long de la session, le facilitateur guide les participants à travers des exercices structurés, encourage la communication, l’échange d’idées, et gère les dynamiques de groupe ainsi que les conflits potentiels.
Il veille constamment à ce que tous les participants soient activement impliqués et à ce que le temps imparti ainsi que le programme soient respectés.
Enfin, il conclut la session en rappelant les points clés abordés et en définissant les étapes suivantes.
La suite de l’atelier
Le facilitateur doit rédiger le rapport de l’atelier et regrouper les livrables (textes, dessins, images, photos, verbatims,…). Selon la forme d’atelier de facilitation, le travail post-atelier peut être aussi long que l’atelier en lui-même.
Le facilitateur transmettra les livrables aux commanditaires lors d’un nouveau rendez-vous. Ils pourront alors décider d’un plan d’accompagnement, d’un nouvel atelier, …
Comment un facilitateur Facilit’Action anime un atelier ?
Tous les ateliers sont personnalisés. Ils sont organisés par le facilitateur selon l’objectif qui a été fixé par le donneur d’ordre (le dirigeant, le plus souvent).
Même si nous avons des trames, elles sont revues et adaptées aux besoins de l’entreprise. Nous ne sommes pas dans le « prêt à animer » mais dans le « sur mesure ».
Aussi, n’hésitez pas à nous contacter pour nous exposer votre besoin, votre projet, votre problématique. Nous nous efforcerons de trouver la solution la plus adaptée pour vous accompagner sur le chemin de la réussite.